Google Workspace: la suite completa per aziende e non solo

Il modo in cui comunichiamo, collaboriamo e gestiamo le nostre attività quotidiane è profondamente mutato. Al centro della rivoluzione digitale per milioni di aziende e professionisti in tutto il mondo si trova Google Workspace, una suite integrata di strumenti per la produttività e la collaborazione basata sul cloud.

In un secolo in cui i team sono distribuiti geograficamente, in cui lo smart working è diventato la norma per molte realtà e in cui la flessibilità è un requisito fondamentale, avere accesso immediato a documenti, email, calendari e strumenti di comunicazione da qualsiasi dispositivo e luogo con la sola connessione internet è cruciale.

Google Workspace fornisce questa infrastruttura, permettendo ai team di rimanere connessi, di lavorare sugli stessi documenti in tempo reale e di gestire i flussi di lavoro in modo efficiente, indipendentemente da dove si trovino i singoli membri. Non si tratta solo di utilizzare singole app, ma di sfruttare la loro profonda integrazione per creare un ecosistema di lavoro fluido e altamente produttivo.

Cos’è Google Workspace

Google Workspace è molto più di una semplice raccolta di applicazioni per l’ufficio. È una piattaforma interconnessa progettata per facilitare la comunicazione, la creazione di contenuti, l’archiviazione e la gestione dei progetti in un ambiente sicuro e collaborativo. Nata dall’esigenza di offrire alle aziende strumenti professionali basati sul cloud, ha saputo evolversi in linea con le mutevoli esigenze del mercato del lavoro.

Workspace include anche altre app utili che contribuiscono all’ecosistema, come Forms per creare sondaggi, quiz e moduli di raccolta dati. Sites, che consente di costruire siti web interni o esterni semplici e collaborativi. Keep, il tuo blocco note personale per prendere appunti al volo e creare liste. Classroom, in fine, è un’applicazione che fa parte della suite Google Workspace for Education.

Dalla G Suite a Google Workspace

Il rebranding da G Suite a Google Workspace, avvenuto nell’ottobre 2020, non è stato un semplice cambiamento di nome, ma ha rappresentato un’evoluzione strategica. L’obiettivo dell’azienda di Mountain View era e continua ad essere quello di minimizzare la necessità di passare continuamente da un’applicazione all’altra. Il rebranding l’ha sottolineato, rendendo le singole applicazioni (Gmail, Drive, Docs, Meet, Calendar, Chat, ecc.) non più strumenti isolati, ma componenti interconnessi di un unico ambiente di lavoro.

Il cambiamento ha inserito nuove funzionalità incentrate sull’integrazione e sulla fluidità del flusso di lavoro. Ad esempio, è diventato più semplice avviare una videochiamata Meet direttamente da una chat di Google Chat o collaborare su un documento Docs condiviso all’interno di un’interfaccia unificata.

Quali sono i servizi di Google Workspace

Il cuore pulsante di Google Workspace è rappresentato dalla sua suite di applicazioni, ognuna progettata per uno scopo specifico ma tutte interconnesse per massimizzare l’efficienza e la collaborazione. Esploriamo le principali:

Gmail for Business e Calendar

Gmail è l’applicazione di posta elettronica leader a livello mondiale, e la sua versione integrata in Google Workspace offre un servizio di email business con il tuo dominio personalizzato (es. nome@tuaazienda.com). Ciò conferisce un’immagine più professionale alla tua attività, e sblocca anche funzionalità avanzate rispetto all’account Gmail base gratuito. Maggiore spazio di archiviazione, sicurezza avanzata, controlli amministrativi centralizzati e assenza di pubblicità. Puoi creare eventi di calendario da un’email, salvare allegati direttamente su Drive o avviare una chat con il mittente.

Calendar è lo strumento per la gestione del tempo del team offerto da Google. Permette di creare eventi, inviare inviti, impostare promemoria e, cruciale per la collaborazione, visualizzare la disponibilità dei colleghi. La pianificazione di riunioni, sia interne che esterne, smette di essere complicata. Puoi creare calendari condivisi per progetti o team specifici, rendendo più facile tenere traccia di scadenze e attività comuni. L’integrazione con Gmail per la creazione eventi da email e l’aggiunta automatica di link per videochiamate tramite Meet è fluida e immediata.

Google Drive

Google Drive è il servizio di archiviazione cloud centrale di Workspace. Offre uno spazio sicuro per archiviare tutti i tuoi file, dalla semplice documentazione di testo a file multimediali pesanti. Facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo, offre la possibilità di organizzare i file in cartelle intuitive e, soprattutto, di condividere e gestirne i permessi. La sincronizzazione automatica tra dispositivi assicura che i tuoi file siano sempre accessibili dove ne hai bisogno.

Google Docs, Sheets, Slides

Questi tre strumenti rappresentano l’alternativa cloud-based alla suite Office tradizionale.

• Google Docs: Per la creazione e modifica di documenti di testo.
• Google Sheets: Per fogli di calcolo avanzati con formule, grafici e tabelle pivot.
• Google Slides: Per la creazione di presentazioni accattivanti.

La caratteristica rivoluzionaria di Docs, Sheets e Slides è la collaborazione in tempo reale. Più utenti possono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente, vedendo le modifiche apportate dagli altri in tempo reale. Commenti, suggerimenti e una cronologia delle revisioni dettagliata semplificano enormemente il processo di feedback e iterazione, senza sprecare tempo a coordinarsi via email.

Google Meet e Chat

Chi non conosce Google Meet, la soluzione di videoconferenza integrata in Workspace. Consente di organizzare e partecipare a riunioni video di alta qualità direttamente dal browser o dall’app mobile, senza la necessità di software aggiuntivi. A seconda del piano Workspace, Meet supporta un numero variabile di partecipanti, offre funzionalità come condivisione schermo, registrazione delle sessioni, sottotitoli automatici e layout personalizzabili. È profondamente integrato con Calendar (aggiungi un link Meet a qualsiasi evento) e Chat (avvia una videochiamata direttamente da una conversazione).

Chat è lo strumento di messaggistica di Google, di cui abbiamo parlato nel nostro approfondimento. Per sapere cos’è, ti è sufficiente sapere è pensato per la comunicazione rapida, la condivisione di file (integrata con Drive) e l’integrazione con altre app di Google e di terze parti.

Perchè usare Google Workspace

L’adozione di Google Workspace offre una serie di vantaggi tangibili che possono fare la differenza per aziende di qualsiasi dimensione, dalla piccola startup alla grande impresa. Dalla capacità di lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti, alla condivisione di informazioni istantanee tramite Chat, alla pianificazione riunioni senza sforzo e alla comunicazioe via video con Meet, trasforma il modo in cui i team interagiscono.

Con strumenti accessibili ovunque e in qualsiasi momento, i dipendenti possono essere produttivi indipendentemente dalla loro posizione e dal dispositivo in uso. Google Workspace opera su un modello in abbonamento basato sul cloud. L’infrastruttura è gestita da Google, permettendo alle aziende di concentrarsi sul proprio core business piuttosto che sull’IT. È facile aggiungere o rimuovere utenti in base alle esigenze dell’azienda e senza richiedere complesse migrazioni o aggiornamenti hardware.

Come si gestisce Google Workspace

Nell’era della protezione dei dati e della conformità normativa, la sicurezza è una preoccupazione primaria per qualsiasi azienda che adotta soluzioni cloud. Google ha fatto della sicurezza uno dei pilastri fondamentali di Workspac. Il centro nevralgico dell’intero ecosistema è la Google Admin Console, strumento per gli amministratori IT per gestire utenti, servizi, sicurezza e impostazioni dell’intera organizzazione. I controlli personalizzabili includono l’applicazione dell’autenticazione a due fattori (2FA) per tutti gli utenti, la gestione dei dispositivi mobili (MDM) per proteggere i dati su smartphone e tablet, le politiche di condivisione dei file. E poi i controlli anti-phishing e anti-malware per Gmail, e la possibilità di impostare regole di conservazione dei dati (vault) per conformarsi ai requisiti legali e normativi.

Google Workspace è progettato per aiutare le organizzazioni a soddisfare i requisiti di conformità con standard e normative globali, come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) in Europa, HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) negli Stati Uniti per il settore sanitario, ISO 27001 e molti altri. La trasparenza sui processi di sicurezza e conformità è una priorità per Google, che pubblica regolarmente report e certificazioni di enti terzi.

Quanto costa la suite Google Workspace

Google Workspace non ha un costo fisso unico, ma si basa su un modello in abbonamento per utente al mese, con diversi piani disponibili per soddisfare le esigenze e i budget di aziende di varie dimensioni. La scelta del piano dipende da fattori come il numero di utenti, lo spazio di archiviazione necessario, le funzionalità di sicurezza e gestione avanzate richieste e le capacità di Google Meet.

I piani principali sono solitamente:

• Business Starter: Offre email aziendale personalizzata, spazio base di archiviazione cloud per utente, videoconferenze fino a un certo numero di partecipanti e accesso a tutte le app fondamentali.
• Business Standard: Aumenta significativamente lo spazio di archiviazione per utente, supporta videoconferenze con più partecipanti e funzionalità aggiuntive (come la registrazione delle riunioni), e introduce funzionalità di gestione più avanzate per i team.
• Business Plus: Incrementa ulteriormente lo spazio di archiviazione, offre funzionalità di sicurezza e conformità avanzate, supporto per un numero maggiore di partecipanti nelle videoconferenze e funzionalità di gestione dei dispositivi più robuste.
• Enterprise: Piani personalizzati per le grandi organizzazioni con esigenze complesse, che offrono spazio di archiviazione illimitato (o molto elevato), funzionalità di sicurezza e conformità di livello enterprise, analisi avanzate, controlli amministrativi granulari e supporto dedicato.

Google offre solitamente anche una prova gratuita per permettere alle aziende di testare la piattaforma prima di impegnarsi in un abbonamento a pagamento. Il modello flessibile consente di passare a un piano superiore o inferiore man mano che le esigenze cambiano.