Tutto sul workspace e Google chat (non solo messaggi)

I software per la comunicazione nelle aziende tra persone sono fondamentali nell’utilizzo di tutti i giorni. Google si inserisce nell’enorme traffico di conversazioni attraverso Google Chat, parte integrante della suite di produttività Workspace.

Per chi lavora in collaborazione con più persone e sopratutto in lavoro ibrido, avere strumenti di comunicazione aziendale efficaci è cruciale, più che mai. Tra le tante piattaforme nate recentemente e meno giovani, Google Chat è un pilastro fondamentale. Non si tratta semplicemente di un’applicazione di messaggistica istantanea, ma di un vero e proprio hub collaborativo progettato per integrare conversazioni, file, attività e riunioni in un unico luogo centralizzato.

Cos’era Hangouts e perchè è diventato Google Chat

Per comprendere appieno Google Chat, è utile conoscere il suo predecessore e il percorso che ha portato alla sua attuale forma. Google ha avuto una storia un po’ complessa con le sue applicazioni di messaggistica. Per anni, Hangouts è stato lo strumento di comunicazione standard per gli utenti Google, sia a livello consumer che business (tramite G Suite). Tuttavia, con l’evoluzione delle esigenze aziendali e l’ascesa di competitor come Slack e Microsoft Teams, Google ha riconosciuto la necessità di una piattaforma più robusta, scalabile e specificamente orientata al business.

Questo ha portato alla strategia Hangouts Meet and Hangouts Chat, che successivamente ha visto la ridenominazione in Google Meet (per le videoconferenze) e Google Chat (per la messaggistica testuale e collaborativa). Questa separazione e riorganizzazione non è stata solo un cambio di nome; ha rappresentato un investimento significativo nello sviluppo di due prodotti distinti, ciascuno ottimizzato per il suo scopo principale.

Come funziona Google Chat

Applicazione di comunicazione testuale e collaborativa di Google, Chat è oramai parte integrante della suite di produttività Google Workspace. Progettata per facilitare la comunicazione in tempo reale tra individui e team, supera i limiti della comunicazione via email per conversazioni rapide e informali. Offrendo anche funzionalità avanzate per la gestione di progetti e la condivisione di informazioni persistenti.

Il suo ruolo principale è quello di fornire:

• Comunicazione 1:1 e di gruppo rapida, per scambi veloci e informali tra colleghi.
• Spazi collaborativi (precedentemente “Rooms”), ovvero ambienti persistenti e tematici dove i team possono discutere di progetti specifici, condividere file, assegnare attività e tenere traccia delle conversazioni importanti senza che queste si perdano in un flusso continuo.
• Integrazione fluida, con la capacità di condividere file da Drive, avviare riunioni Meet, creare eventi di calendario o trasformare messaggi in attività, tutto dall’interno dell’interfaccia di Chat.

Possiamo quindi vederlo come uno strumento che consente di ridurre la dipendenza dalle classiche email per le comunicazioni interne veloci, migliorare la trasparenza e la ricercabilità delle informazioni relative a specifici progetti o argomenti, e fornire una piattaforma unificata che faciliti la collaborazione in tempo reale. È uno strumento essenziale per qualsiasi organizzazione che desideri ottimizzare i flussi di lavoro e promuovere una cultura della comunicazione aperta e collaborativa.

Google Spaces (spazi)

La differenza tra una chat normale di google e una chat effettuata all’interno di uno spazio risiede nel fatto che la chat normale è pensata da google come un metodo di discussione veloce, fatto per comunicazioni rapide, che dopo un certo periodo vengono eliminate. Mentre una chat spazi di Google è pensata per creare veri e propri spazi di discussione ampia. 

Ogni spazio ha il proprio nome, rimane a disposizione delle persone per uscire e rientrare, invierà notifiche e consente la condivisione di file. È pensato per progetti di lavoro, organizzazione di feste o qualsiasi altra attività in cui si desidera mantenere viva la conversazione nel corso di giorni, settimane o più.

Come creare uno spazio su Google

Se vuoi creare il tuo spazio google chat la prima cosa da fare è attivare Google Chat per il tuo account Gmail. Per attivare Google Chat da Mobile i passaggi sono i seguenti:

• Tocca l’icona a tre righe nell’angolo in alto a sinistra. Scorri verso il basso e seleziona “Impostazioni”.
• Seleziona il tuo account.
• Scorri verso il basso fino a “Generale”.
• Se utilizzi un telefono Android, seleziona “Mostra le schede chat e spazi”. Se stai utilizzando un iPhone o un iPad, attiva “Mostra la scheda chat e spazi”.

Per creare il tuo spazio su Google Spaces sul Web, vai alla casella Chat o alla casella Spazio a sinistra di Gmail e fai clic sul segno più. Nell’app mobile disponibile sia per Android che per iOS, tocca l’icona Spaces e Seleziona “Crea spazio”.

Dopodiché i passaggi saranno uguali sia da web che da app.

• Crea un nome per lo spazio e aggiungi le persone che desideri includere. (Se non sono nel tuo elenco di contatti, puoi semplicemente digitare il loro indirizzo e-mail.)
• Fai clic su “Crea”.
• Sarai portato nel nuovo spazio.

Le persone invitate riceveranno un’e-mail con un collegamento. Quando faranno clic sul collegamento, verrà mostrato loro il nuovo spazio e verrà data loro l’opportunità di unirsi ad esso o bloccarlo. 

Qual’è il ruolo di Google Chat in workspace?

Nata dall’evoluzione e dalla fusione di precedenti servizi di messaggistica, Google Chat si posiziona come il centro nevralgico della comunicazione testuale all’interno di un ambiente di lavoro che utilizza gli strumenti di Google. Ovvero all’interno dell’ecosistema Google Workspace (precedentemente noto come G Suite).

Non è un’applicazione standalone nel senso tradizionale, ma è profondamente integrata con Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Meet e altri servizi Workspace. Questo significa che le conversazioni possono avvenire nel contesto del lavoro che stai già svolgendo, riducendo la necessità di passare continuamente da un’applicazione all’altra.

L’app è disponibile sia sul Play Store che sull’App Store.