PEC gratuita: come averla

La Posta Elettronica Certificata è diventata uno strumento indispensabile nella comunicazione digitale italiana. Ma è davvero necessario spendere per averla? Scopriamo come ottenere una PEC gratuita e sfruttarne al meglio le potenzialità.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) non è una semplice email. Si tratta di un sistema di comunicazione che garantisce la certezza dell’invio e della consegna di un messaggio, equiparandola, dal punto di vista legale, a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo la rende uno strumento fondamentale per privati, aziende e Pubbliche Amministrazioni in Italia. Ma cosa la rende così speciale e come si usa nella pratica?

Strumento versatile, utilizzato per una miriade di scopi, per i privati cittadini è spesso richiesta per comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. Per partecipare a concorsi, per inviare disdette contrattuali o per qualsiasi situazione in cui sia necessaria una prova legale di invio e ricezione. Anche i professionisti, come avvocati, commercialisti e architetti, la utilizzano quotidianamente per le loro comunicazioni ufficiali, spesso obbligati per legge a possederla. Le aziende, grandi e piccole, la impiegano per la fatturazione elettronica, per le comunicazioni interne ed esterne, per la partecipazione a bandi di gara e per tutti gli adempimenti burocratici che richiedono una tracciabilità certa.

Come si usa la PEC

Con la PEC, non solo hai la certezza che il tuo messaggio sia stato spedito, ma anche che è stato ricevuto dal destinatario. Questo avviene grazie a due notifiche che vengono generate in automatico: la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna. La prima certifica che il messaggio è stato preso in carico dal gestore PEC del mittente. La seconda attesta che il messaggio è arrivato nella casella PEC del destinatario. Entrambe queste ricevute contengono riferimenti temporali precisi (data e ora) e un impronta digitale (hash) che garantisce l’inalterabilità del contenuto del messaggio.

È importante notare che se un messaggio PEC viene inviato a un indirizzo di posta elettronica “normale” (non PEC), la certificazione di consegna non sarà valida. Ciò in quanto il sistema non può garantire la ricezione da parte di un server non certificato.

Un altro aspetto fondamentale della PEC è la sicurezza. Ogni messaggio PEC viaggia su canali criptati e protetti, riducendo al minimo il rischio di intercettazioni o manomissioni. Inoltre, il sistema prevede un’identificazione certa sia del mittente che del destinatario, a ulteriore garanzia dell’autenticità delle comunicazioni rispetto alla posta elettronica tradizionale, dove l’identità del mittente può essere facilmente falsificata.

L’interfaccia è molto simile a quella di una normale casella di posta elettronica. Si accede tramite un browser web o un client di posta configurato per la PEC. Si compone il messaggio, si allegano eventuali file (anch’essi certificati) e si invia. L’unica differenza, e qui sta la sua forza legale, è che il sistema PEC aggiunge automaticamente una “busta di trasporto” elettronica che contiene i dati certificati dell’invio e della consegna. Questo pacchetto di informazioni, insieme al messaggio originale e ai suoi allegati, viene sigillato digitalmente dal gestore PEC, rendendolo inalterabile e legalmente valido.

Le differenti tipologie di PEC gratuita

Quando si parla di Posta Elettronica Certificata gratuita, è facile cadere in un equivoco. La natura stessa della PEC, che richiede un’infrastruttura complessa, certificazioni e manutenzione costante da parte dei gestori, rende difficile offrire un servizio completamente a costo zero nel lungo termine. Tuttavia, esistono diverse soluzioni che permettono di accedere alla PEC senza sostenere costi diretti, o almeno per un periodo limitato.

Una delle vie più comuni per ottenere una PEC gratuita è tramite promozioni temporanee offerte da vari gestori. È importante leggere attentamente le condizioni: in alcuni casi, al termine del periodo gratuito, il servizio si rinnova automaticamente a pagamento se non disdetto per tempo. Altri gestori potrebbero offrire funzionalità limitate nella versione gratuita. Ad esempio, potrebbero avere una capacità di archiviazione minima, limiti nel numero di invii mensili, o mostrare pubblicità. Un esempio storico è stata Aruba, che in passato ha offerto periodi di prova gratuiti, così come Poste Italiane con la sua PEC base, sebbene anche questa si sia poi orientata verso soluzioni a pagamento con opzioni gratuite limitate.

Un’altra modalità per ottenere una PEC gratuita, o quantomeno a costo zero per l’utente, è attraverso convenzioni o iniziative specifiche promosse da enti pubblici o associazioni di categoria. Camere di Commercio ed alcuni ordini professionali mettono a disposizione una casella PEC gratuita ai propri iscritti, riconoscendo la sua importanza come strumento di comunicazione ufficiale.

Un caso particolare e spesso citato come “PEC gratuita” è quello offerto da SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale). Alcuni gestori di identità SPID, come Sielte o PosteID di Poste Italiane, hanno occasionalmente offerto una casella PEC “lite” o con funzionalità ridotte a chi attivava lo SPID con loro. Questa offerta, però, è spesso vincolata all’utilizzo dello SPID per determinate operazioni o è limitata nel tempo. Anche qui, la gratuità non è assoluta e a tempo indeterminato, ma piuttosto un “incentivo” all’adozione dello SPID. È cruciale informarsi direttamente sui siti dei provider SPID per capire l’effettiva portata e durata di tali offerte.

PEC a pagamento

Mentre la ricerca di una PEC gratuita è comprensibile, è importante riconoscere che, per un utilizzo professionale o per chi necessita di funzionalità avanzate e maggiore affidabilità, i servizi di PEC a pagamento rappresentano la soluzione più robusta e vantaggiosa. Il costo annuale di una PEC a pagamento è generalmente contenuto, soprattutto se rapportato ai benefici e alla validità legale che offre. Tra i principali fornitori in Italia troviamo nomi noti come Aruba PEC, Poste Cert, InfoCert, Legalmail di Infocert, Register.it, e Intesa Sanpaolo PEC. Ognuno di questi offre diverse configurazioni, che si distinguono per:

• Spazio di archiviazione: Aspetto fondamentale per professionisti e aziende che devono conservare per legge le proprie comunicazioni certificate per un certo periodo di tempo. Le caselle PEC gratuite o base offrono spesso uno spazio molto limitato. mentre le versioni a pagamento possono offrire Giga di spazio.
• Notifiche e alert: Molte PEC a pagamento offrono sistemi di notifica avanzati via SMS o email ordinaria, per avvisare l’utente dell’arrivo di nuovi messaggi certificati, anche quando non sta monitorando attivamente la casella.
• Servizi aggiuntivi: Alcuni pacchetti a pagamento includono servizi extra, come la conservazione a norma dei messaggi PEC, che garantisce la validità legale dei documenti anche a lungo termine, o la possibilità di associare la PEC a un dominio personalizzato. La conservazione a norma è un servizio molto importante, specialmente per le imprese, in quanto garantisce l’inalterabilità e l’autenticità dei documenti certificati nel tempo, soddisfacendo gli obblighi di legge.
• Sicurezza e affidabilità: Sebbene tutte le PEC debbano rispettare standard di sicurezza elevati, i servizi a pagamento tendono a investire maggiormente in infrastrutture ridondanti e sistemi di protezione avanzati, garantendo una maggiore continuità del servizio e minori interruzioni.

Offerte PEC

Vediamo qualche esempio pratico di offerta:

• Aruba PEC: Uno dei leader di mercato, offre pacchetti che partono da circa 5-7 euro l’anno per le caselle “Standard”, con 1 GB di spazio e antivirus/antispam. Ci sono poi versioni “Pro” e “Premium” con più spazio, notifiche SMS e servizi di conservazione a norma. Il loro sito ufficiale è una buona fonte per confrontare le varie opzioni.
• InfoCert Legalmail: Un altro operatore di spicco, Legalmail è spesso utilizzato da professionisti e grandi aziende. Le loro offerte sono più orientate al business, con prezzi che partono da circa 25 euro l’anno per le soluzioni base, ma includono spesso servizi di conservazione e maggiori garanzie sul servizio.
• Poste Cert (Poste Italiane): Offre diverse soluzioni PEC, anche con possibilità di abbinamento a SPID o ad altri servizi. I costi sono variabili e spesso legati a pacchetti promozionali. Il sito fornisce tutte le informazioni.

Il processo per attivare una PEC a pagamento è generalmente semplice. Dopo aver scelto il gestore e il pacchetto desiderato, è necessario registrarsi sul loro sito, compilare un modulo con i propri dati personali o aziendali e procedere al pagamento. Successivamente, è richiesta la verifica dell’identità, che può avvenire tramite SPID, CIE, video riconoscimento o invio di documenti d’identità. Una volta completata la procedura, la casella PEC viene attivata e si possono iniziare a inviare e ricevere messaggi certificati.

Sebbene la ricerca di una PEC gratuita sia legittima, è fondamentale considerare che per un uso professionale o per chiunque necessiti di un servizio affidabile e completo, la PEC a pagamento è la scelta consigliata. Il costo, solitamente modesto, è un investimento nella sicurezza, nella validità legale e nella tranquillità di avere uno strumento di comunicazione certificato sempre disponibile e supportato.